Машиночитаемые доверенности: что это такое?

Машиночитаемая доверенность – это электронная доверенность для подписания документов или совершения действий, которая подписана усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя организации и выполняет ряд функций:

•    может быть прочитана программой
•    хранится в распределенном реестре
•    содержит актуальные сведения
•    облегчает работу с полномочиями

Почему это важно?

С 1 сентября 2023 года такие доверенности подлежат обязательному использованию в случаях, когда документы подписываются УКЭП.

Если раньше удостоверяющие центры выдавали УКЭП сотрудникам юр.лиц и ИП, в которых были данные и юр.лица/ИП, и соответствующего сотрудника (полномочие могло быть подтверждено обычной бумажной доверенностью при выдаче УКЭП), то с 01.09.2023 удостоверяющие центры будут выдавать УКЭП только на физ.лиц, без указания данных об организации/ИП.

Соответственно, для подписания документов УКЭП от имени организации/ИП сотруднику потребуется еще и машиночитаемая доверенность (МЧД), подтверждающая полномочия. То есть УКЭП будут работать только вместе с МЧД.
МЧД для подписания документов УКЭП не нужна только руководителю организации.

Что может сотрудник делать с помощью МЧД + УКЭП?

Важно уточнить, что все действия могут быть осуществлены только в пределах полномочий, указанных в МЧД.
Но по функционалу это может быть следующее:
1)    Сдавать отчётность в государственные органы (в т.ч. налоговую, СФР)
2)    Работать на государственных порталах;
3)    Вести электронный документооборот с контрагентами (в т.ч. подписывать договоры) и пр.

Преимущества:

1.    Быстрота совершения действий:
При использовании МЧД не требуется предоставлять бумажную доверенность в налоговые органы, а для ИП больше нет необходимости заверять бумажную доверенность у нотариуса.
2.    Безопасность
Вероятность фальсификации доверенности крайне низкая, так как она может быть подписана только КЭП руководителя.

Как создать МЧД?

Создается и представляется по форме, утвержденной Приказом Минцифры от 18.08.2021 № 857, с помощью различных сервисов.
МЧД должна содержать: 
•    название документа, 
•    сведения о доверителе и о поверенном/представителе (включая паспортные данные поверенного, СНИЛС и ИНН), 
•    дату совершения доверенности и срок ее действия, 
•    перечень полномочий/представителя с кодами (OID) по классификатору полномочий или просто текстовое описание полномочий, если нет кода (идентификатора),
•    номер доверенности,
•    сведения об информационной системе, которая предоставляет техническую возможность получения информации о досрочном прекращении действия доверенности, в том числе в силу ее отмены доверителем,
•    возможность передоверия.

Оформляется МЧД файлом в формата XML, требования к которым изложены в приказе ФНС № ЕД-7-26/445@ от 30.04.2021 года (в отдельных случаев допускается составление МЧД в формате PDF).
МЧД подписывается УКЭП доверителя.

04.09.2023 ФНС сообщило о запуске нового информационного портала, с помощью которого пользователи смогут создавать машиночитаемые доверенности в едином формате для обмена как с государственными органами, так и между хозяйствующими субъектами

На новом портале можно:
- проверить доверенность, созданную в сторонних сервисах, 
- загрузить доверенность, созданную в сторонних сервисах, в распределенный реестр ФНС на хранение и в целях оперативной проверки при взаимодействии с госорганами.