Что такое электронный документооборот (ЭДО)?
Документы, оформляемые в рамках хозяйственной деятельности компаний и внутри компании могут быть подписаны в электронном виде с применением специальных каналов электронного документооборота. Это происходит при:
-
наличии соглашения о применении электронного документооборота между контрагентами,
-
оговорке в договоре,
-
прямом указании необходимости использования ЭДО в законе,
-
обмене сторонами документами по ЭДО с использованием УКЭП без договоренности, если ни одна из сторон не против такого обмена.
в таком случае в бумажном виде документы могут не оформляться.
Право ли это или обязанность в рамках отношений между двумя организациями/предпринимателями?
Один контрагент может предложить другому контрагенту обмен электронными документами по электронным каналам связи ЭДО (договоры, акты, счета, дополнительные соглашения, переписка и пр.), тем не менее, второй контрагент вправе отказаться от этого, в том числе на основании принципов свободы договора и закрепления в его учетной политике необходимости использования учетных документов на бумажном носителе.
При этом, законодательством РФ не предусмотрен прямой запрет на дублирование документов на бумаге при использовании сторонами договора ЭДО, то есть контрагенты могут обмениваться и бумажными вариантами документов, и электронными одновременно.
Теперь рассмотрим более подробно как ЭДО урегулировано законодательством.
Согласно п. 5 ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Таким образом, составленные и выставленные по всем законодательным требованиям электронные документы являются юридически значимыми оригиналами, которые можно передавать в электронном виде.
Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами, регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Из вышеприведенных норм права следует, что для целей налогового и бухгалтерского учета первичный учетный документ в виде электронного документа должен соответствовать требованиям бухгалтерского законодательства, а также законодательства, регулирующего порядок составлений электронных документов и правила их подписания электронной подписью.
В соответствии с п.4 ч. 2 ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
Согласно п. 6 ч. 2 ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» в случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.
Таким образом, законодательство не определяет, что при использовании ЭДО в организации, от нее не могут потребовать документ на бумажном носителе, поскольку контрагент может использовать форму бумажного носителя документа, зафиксированную в учетном политике организации, или в конкретном договоре.
При этом есть случаи, когда обмен документами по ЭДО обязателен. Это:
-
торговля товарами, подлежащими обязательной маркировке средствами идентификации,
-
оборот продукции, подлежащей прослеживаемости.
В этих двух случаях контрагенты должны передавать документы ЭДО, а соглашение о его использовании заключать не обязательно.
Таким образом, один контрагент не в праве заставить другого контрагента использовать ЭДО при обмене документами в рамках исполнения договора, если это прямо не предусмотрено законодательством. При этом наличие соглашения об ЭДО носит рекомендательный характер при использовании УКЭП и обязательный при использовании ПЭП или УНЭП.
***
Компания «Сфера Права», в числе прочего, специализируется на проверке соответствия законодательству документооборота, его оптимизации и повышении эффективности процессов компании-клиента и используемой им системы налогообложения.
Мы проведем юридический аудит работы вашей компании и дадим индивидуальные (под ваш бизнес и запрос) и действенные рекомендации по:
• регламентации процессов в компании;
• оптимизации документооборота;
• выбору выгодных условий налогообложения;
• ведению договорной работы и порядку взаимодействия с контрагентами;
• кадровой структуре и политике;
• минимизации рисков;
• повышению инвестиционных преимуществ.
Связаться с нами можно по телефону +7 (911) 929-99-18 или в WhatsApp (ссылка).
